Parada de manutenção é um momento crítico para qualquer empresa. A interrupção de determinadas atividades pode apresentar um elevado custo. Por sua vez, em outros casos, a complexidade de variáveis envolvidas representa um fator que requer gerenciamento cuidadoso. Por tudo isso, o sucesso da operação deve ser o único objetivo a ser alcançado.
Continue a leitura e saiba como não errar na parada de manutenção em sua empresa.
Elabore um planejamento completo
Qualquer empreitada séria que pretenda obter sucesso precisa ser bem-planejada. Com a parada de manutenção, também se dá o mesmo, sobretudo em razão da quantidade de variáveis e de suas respectivas áreas que podem estar implicadas com a operação.
Alguns meses antes da efetiva paralisação, já se deve planejar as manobras operacionais necessárias, a fim de que tudo ocorra conforme o pretendido. O ideal é elaborar um cronograma operacional com todas as fases, inclusive as preparatórias para a parada.
Para um planejamento amplo e completo, portanto, primeiramente, é necessário identificar quais são os setores diretamente envolvidos, embora todos devam participar. A partir daí, deve-se avaliar a existência de riscos implícitos e possíveis com a parada, assim como os custos necessários para a manutenção propriamente.
Com tudo planejado, é hora de colocar a mão na massa. Seguir o cronograma elaborado, então, é essencial.
Siga um cronograma bem-definido
Embora o planejamento seja dinâmico, isto é, pode e deve ser adequado antes e durante a manutenção, o cronograma precisa ser considerado como a principal referência para a condução dos trabalhos. É claro que, em função das adequações do planejamento, o cronograma pode ser ajustado, mas precisa ser seguido.
Para os trabalhos durante uma parada de manutenção, as previsões precisam ser as mais exatas possíveis para que se obtenha um cronograma bem-definido. Sem essa precisão, pode-se definir um tempo curto para uma fase que atrasará toda a parada.
Por outro lado, um tempo maior que o necessário pode deixar as equipes ociosas e com perda de diversos recursos. Assim, considere a elaboração do cronograma de manutenção como uma atividade de gerenciamento de risco.
Tenha um sistema de controle de tarefas
Para o sucesso de uma parada de manutenção, é preciso planejamento e controle. O planejamento, como se viu, antecede as operações, enquanto o controle segue ao longo de toda a operação.
Assim, durante a fase de planejamento e a subsequente elaboração do cronograma operacional, diversas ações e o prazo para a conclusão de cada uma foram definidos. O controle de tarefas, por sua vez, consiste em acompanhar e controlar o início e a condução das diversas atividades componentes daquelas ações.
Com esse objetivo, um sistema de controle de tarefas deve ser um instrumento capaz de certificar que o cronograma está sendo cumprido de modo adequado. Além das tarefas antes planejadas, deve considerar ainda as adequações que forem necessárias ao longo do processo.
Faça reuniões periódicas
A parada de manutenção deve ser realizada, considerando-se um prazo bem-curto, uma vez que as atividades devem ser reiniciadas o mais rapidamente possível. Por essa razão, a comunicação entre o gestor responsável pela parada e as lideranças setoriais deve ser intensa.
Nesse sentido, deve-se considerar, pelo menos, duas reuniões diárias: uma logo pela manhã e outra no final do dia. Nesses encontros, relatam-se os resultados obtidos pelo controle de tarefas no período anterior quanto ao cumprimento do cronograma.
Considere que o tempo é crucial e precisa ser otimizado para as operações de manutenção propriamente. Essas reuniões, portanto, não devem ser revestidas de formalidades, procurando ser bem-objetivas e rápidas.
Elabore e acompanhe relatórios
Cada setor deve registrar em relatórios os principais aspectos ocorridos durante as atividades de manutenção. As reuniões constituem uma boa oportunidade para discutir rapidamente questões importantes levantadas e que devem ser registradas.
Por sua vez, o relatório de maior importância em toda a operação é o chamado relatório final de parada ou relatório analítico final. Seu registro é essencial para a construção de uma série histórica da manutenção na empresa.
Nesse sentido, o relatório final constituirá a base do escopo (planejamento e programação) da próxima parada. Assim, além de registro dos horários, pessoal envolvido, principais gargalos ocorridos e soluções encontradas, é imprescindível um relatório de custos da parada.
A importância do relatório de custos da parada é indistinta para todos os segmentos. Sua composição, no entanto, varia com a atividade desenvolvida, mas sempre deverá considerar, por exemplo:
- estudos e planos requeridos;
- supervisão dos serviços;
- mão de obra especializada;
- peças de reposição necessárias;
- equipamentos de reposição;
- materiais diversos utilizados.
Observe os detalhes
De modo geral, é nos detalhes que residem os pontos de fragilidade das operações. A manutenção e, em especial, uma parada para esse fim não fogem à regra.
Por esse motivo, além das previsões do planejamento consolidadas no cronograma da parada, considere planejar a necessidade de observar os detalhes, isto é, os pequenos aspectos que podem afetar toda a operação. Assim, leve em conta detalhes, como:
- cuidados referentes à carga elétrica e à segurança;
- cuidados referentes à utilização dos respectivos EPC e EPI;
- cuidados com a sinalização de segurança;
- disponibilidade do material de limpeza química e lubrificação a ser utilizado;
- ausência de impedimentos de acesso às áreas, máquinas e aos equipamentos sob manutenção;
- disponibilidade de equipamentos, como escadas, andaimes, guindastes e outros necessários aos serviços;
- disponibilidade de ferramentas.
Constitua uma equipe de gerenciamento da parada
A multiplicidade de fatores envolvidos, embora variável conforme a empresa, exige uma ótima gestão da parada de manutenção. Por essa razão, a melhor forma de organização dos trabalhos de parada está na formação de uma equipe de gerenciamento própria.
Essa equipe deve ser constituída em boa parte por aqueles gestores e líderes que farão reuniões diárias para troca de informações e ajustes operacionais, além do permanente gerenciamento de riscos. Com isso, fecha-se o ciclo de gestão e controle das tarefas da parada.
Como visto, uma parada de manutenção constitui atividade estratégica para a empresa e requer um bom planejamento e um gerenciamento à altura. Dessa forma, é possível garantir o sucesso por meio de uma performance de alto desempenho.
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